Ne-am obișnuit deja cu principalii pași de urmat în aplicarea metodologiei Lean Six Sigma:

- Se generează idei de proiecte de imbunătățire
- Ideile sunt evaluate și prioritizate în funcție de beneficiile așteptate
- Proiectele să fie conduse de angajați instruiți, care au competențe de nivel Green sau Black Belt
- Fiecare proiect să aibă un sponsor din managementul companiei
- Dupa livrarea imbunătățirilor, cuantificăm beneficiile pentru fiecare proiect
- Urmărirea indicatorilor de performanță (KPI), pentru a ne asigura că procesul rămâne la standardul de performanță dorit.

Dupa generarea ideilor de imbunătățire, care se vor transforma în proiecte de imbunătățire, trebuie să realizăm selecția celor mai importante și aș spune “utile” propuneri pentru companie, proiecte care vor intra în demersul de optimizare propriu-zis. Astfel avem nevoie de câteva criterii de selecție.

Top managementul companiilor, în general, este “curios” să știe care vor fi câștigurile după optimizare. Acestea pot fi de natură: creștere profitabilitate, reducere de costuri, reducere de risc operațional precum și altele.

Mai jos vom detalia o matrice de selecție proiecte ținând cont de mai multe combinații posibile (sursa: Open Source Lean Six Sigma):

Iată cum putem surprinde într-o singură figură informații aferente nivelului “3D”, unde toate cele 3 axe pot lua denumirile din tabel, pe o scara de la Inferior la Superior sau de la de la Negativ la Pozitiv. Axa Z, în funcție de dimensiunea cercului, conferă informația aferentă axei a treia. Aceste axe pot fi customizate și în alt mod, depinzând de ce ne dorim să scoatem în evidență.

Pentru etapa de DEFINIRE a proiectelor ne vom opri asupra a trei elemente importante de enunțat/ completat:

• Business Case: este o articulare la nivel înalt a domeniului de interes. Acest caz răspunde la două întrebări de bază: una, care este motivația de afaceri pentru a lua în considerare proiectul și doi: care este zona noastră generala de focalizare a efortului de îmbunătățire?
• Project Charter: reprezintă o versiune mai detaliată a business case-ului. Acest document se concentrează pe efortul de perfecționare. Poate fi caracterizat prin două secțiuni primare, una: informațiile de bază referitoare la proiect si, doi: valori metrice simple de performanță ale proiectului.
• Benefits Analysis: este o evaluare financiară a proiectului. Această analiză se referă la detaliile beneficiilor în legătura cu impactul de venit și cost pe care sperăm să îl realizăm ca rezultat al proiectului. Beneficiul va fi calculat anualizat.

De mare ajutor în selecția proiectelor ne este formularea corectă a Business Case fiecărui proiect, care ar fi bine să conțină minim trei aspecte regate de indicatorul de performanță pe care vrem să-l imbunătățim:

• Performanța actuală (unde suntem)
• Performanța necesară (unde ar trebui să fim – benchmark)
• Impactul de cost (cât ne costă dacă NU suntem acolo)

O selectie fundamentată pe date a ideilor de imbunătățire, va duce la o prioritizare corectă a proiectelor de imbunătățire, iar utilizarea pașilor metodologici Lean Six Sigma va conduce pe termen lung la o cultură a imbunătățirii continue de succes în cadrul companiei.