eStyle
Lucrezi de acasă sau din alt oraş? Iată ce instrumente poţi folosi pentru o colaborare eficientă
Autor:Adina TUDOR
Miercuri, 31 Mai 2017

Unul din cinci oameni de pe glob lucrează de acasă în mod frecvent, conform unui sondaj realizat în 2012 de compania de cercetare IPSOS pentru REUTERS. Mai mult decât atât, acelaşi studiu a arătat că 10% din angajaţii de pe glob lucrează de acasă în fiecare zi.

De asemenea, în „epoca Internetului”, ideea biroului clasic care reuneşte membrii companiei începe să fie din ce în ce mai des înlocuită de cea a unei echipe „globale”, ai cărei membri sunt răspândiţi peste tot în lume şi care colaborează din diferitele sedii de pe toate continentele. De altfel, chiar şi la nivel naţional, foarte multe companii au sedii în mai multe oraşe. Un exemplu este oferit chiar de asigurători şi brokeri, ale căror reţele de agenţii şi colaboratori extinse reprezintă unul din elementele structurale cheie.

În cazul lor, la fel ca în cazul freelancerilor şi ai angajaţilor care au posibilitatea de a lucra de acasă, colaborarea „la distanţă” devine esenţială. Din fericire, aceasta se poate realiza cu ajutorul unor aplicaţii dedicate care oferă, împreună, stabilitatea şi eficienţa unui birou clasic. În principiu, acestea acoperă cinci nevoi distincte: comunicarea scrisă şi cea verbală, organizarea, productivitatea şi colaborarea.

1. Aplicaţii de chat

Unul dintre marile avantaje oferite de un birou clasic este posibilitatea de a schimba instant idei cu oricare dintre colegii de lângă tine, fiind clarificate, astfel, imediat, diferite aspecte legate de proiectele la care colaboraţi. Lipsa unui spaţiu fizic comun de lucru în care să aibă loc un dialog este cel mai important element care diferenţiază lucrul „remote” de cel desfăşurat într-un birou clasic. Iar cea mai rapidă soluţie pentru a compensa această diferenţă este reprezentată de aplicaţiile de chat.

Una dintre cele mai populare astfel de aplicaţii utilizate în momentul de faţă este Slack. Flexibilă, cu imagini gif amuzante, o suită de chatbots utili şi posibilitatea de a o utiliza atât direct în browser, cât şi ca aplicaţie pe calculator sau pe mobil, Slack, care se autointitulează „locul de muncă digital”, oferă cu siguranţă posibilitatea de a rămâne oricând în legătură cu ceilalţi colegi, indiferent de locul în care te afli.

O altă noutate în domeniu care ar putea avea potenţial este Workplace de la Facebook: o platformă de colaborare pentru echipe care include mesaje tip chat, posibilitatea de apel audio şi video, dar şi obişnuitul newsfeed. Un avantaj al acestei aplicaţii este că utilizează structura clasică a reţelei de socializare Facebook, astfel că familiarizarea cu Workplace are loc aproape instant dacă eşti deja un înfocat utilizator al Facebook-ului.

2. Aplicaţii pentru conferinţe video

Uneori, mesajele text nu sunt suficiente: poate ai nevoie să transmiţi mai multe idei într-un timp mult mai scurt sau preferi o discuţie „face to face” cu interlocutorul tău. În cazul colaborării „remote”, întâlnirile faţă în faţă nu sunt chiar la îndemână, însă pot fi realizate online fără probleme printr-o conferinţă video.

Deşi poate că Skype a ajuns să fie recunoscut de mulţi drept instrumentul pentru „meeting-urile video”, cu siguranţă nu este unica alternativă. Google Hangouts s-a impus din ce în ce mai mult în ultima vreme drept o soluţie versatilă pentru conferinţe video, mai ales că foloseşte contul de Gmail, poate fi utilizat de pe calculator sau de pe mobil şi poate fi integrat uşor cu alte instrumente (precum Slack). O altă opţiune este Zoom, al cărei plan gratuit permite conferinţe nelimitate cu o persoană, dar şi meeting-uri video de până la 40 de minute cu până la 50 de participanţi simultan.

3. Aplicaţii de project management şi organizare

Adesea, chiar şi organizarea propriei liste de „to do” poate să fie dificilă. Prin urmare, crearea unei liste organizate de sarcini pentru o întreagă echipă (ai cărei membri nu se află nici măcar în acelaşi loc) poate să devină o adevărată provocare. Din fericire, aplicaţiile de project management şi de organizare se pot dovedi extrem de utile. Asana, de exemplu, îţi permite să creezi şi să delegi task-uri, să organizezi task-uri în proiecte, să iniţiezi un chat online chiar în interiorul fiecărui task şi să adaugi documente din Dropbox sau Google Drive. Cu o structură mult mai simplă, Trello permite organizarea şi delegarea unor sarcini într-un mod rapid şi prietenos, asemănător unor post-it-uri. De asemenea, Jira şi Pivotal Tracker sunt alte aplicaţii populare de project management care te ajută să urmăreşti task-uri şi probleme în cadrul diverselor proiecte.

4. Aplicaţii pentru productivitate

Deşi destul de apropiate de instrumentele de organizare menţionate mai sus, aplicaţiile de productivitate te pot ajuta să îţi faci programul şi să îţi respecţi propriile deadline-uri (mai ales că, lucrând de acasă sau dintr-un alt spaţiu informal, este foarte uşor să te pierzi în detalii sau diverse alte task-uri). Todoist şi iDoneThis reprezintă alternative interesante care combină ideea de task-uri personale şi colaborare (de exemplu, iDoneThis îţi permite să trimiţi, la final de zi, un rezumat al tuturor task-urilor îndeplinite de echipă).

5. Aplicaţii pentru colaborare şi stocare a documentelor

Unele dintre instrumentele care îţi pot face viaţa mult mai uşoară, atunci când lucrezi de acasă, sunt cele care permit stocarea, accesarea şi editarea documentelor de către mutiple persoane. Printre cele mai cunoscute sunt, în momentul de faţă, Google Drive şi Dropbox (cu Dropbox Paper), dar o alternativă este şi Box. Iar pentru persoanele orientate mai mult către vizual, există Sketchboard – un whiteboard online pentru colaborare interactivă, indiferent unde se află colegii tăi (poţi crea diagrame şi grafice folosind formele predefinite sau poţi desena liber, poţi adăuga texte şi comentarii şi nu numai).

* * *

Cu siguranţă lista aplicaţiilor utile celor care lucrează de acasă este mult mai mare, mai ales că cele menţionate în acest articol sunt doar câteva dintre alternativele gratuite. Este însă recomandabil pentru companii să utilizeze instrumente profesioniste interne care le permit să controleze mult mai bine modul de lucru al echipelor „remote”, mai ales că, adesea, acestea sunt formate din oameni care lucrează în sedii sau oraşe diferite.

Printre principalele beneficii oferite de aceste soluții se află nivelul ridicat de securitate, constituit prin criptarea comunicațiilor, perfect adaptabilă sistemelor deja implementate în fiecare companie. Aceste aspecte recomandă soluțiile profesioniste în detrimentul alternativelor mai sus amintite, fiind esențiale pentru îndeplinirea unor criterii impuse companiilor prin standardele internaționale de securitate.

De asemenea, o soluție profesionistă vine la pachet cu suport de specialitate din partea companiei de telecomunicații care o implementează, astfel încât compania utilizatoare să poată profita pe deplin de toate serviciile incluse în soluția pentru care a optat.

Pe cât de complex sună, pe atât de ușor sunt de implementat, pentru că astfel de soluții se integrează perfect cu orice sistem IT utilizat de companii, indiferent dacă se dorește implementarea lor pe echipamente dedicate sau virtualizate într-un cloud privat sau extern.

În România, printre opţiunile utile, de exemplu, atât asigurătorilor, cât şi brokerilor pentru a-şi coordona forţa de vânzare şi echipele din ţară, se numără MiCollab şi MiContact Center.

MiCollab

Dezvoltată de una dintre cele mai cunoscute companii de telecomunicații la nivel mondial, MITEL, şi disponibilă în România prin Telecom Data Consulting (www.telecomdata.ro), MiCollab reprezintă o soluţie profesionistă de colaborare care permite echipelor „remote” să comunice şi să dezvolte proiecte de oriunde din lume, prin organizarea unor sesiuni de lucru. Spre deosebire de multe dintre aplicaţiile gratuite, MiCollab integrează, într-o singură soluţie, mai multe facilităţi, de la posibilitatea organizării unor conferinţe audio şi video până la editarea interactivă, de către mai multe persoane, a documentelor şi prezentărilor, totul prin intermediul unei conexiuni securizate.

Astfel, soluţia dezvoltată de MITEL include funcţionalităţi, precum:

  • posibilitatea de a programa din timp o sesiune de colaborare sau de a o iniția imediat ce este necesară. Participanţii se pot alătura oricând unei sesiuni (apelând sau fiind apelați);
  • un management simplu al participanţilor, moderatorii având la îndemână opţiunea de a adăuga sau elimina oricând un participant, de a controla flow-ul comunicării (activând/ dezactivând microfonul vorbitorilor în funcţie de nevoie) şi de a monitoriza performanţa acestora;
  • posibilitatea de a share-ui o aplicație sau desktop-ul (integral sau parțial) astfel încât ceilalţi participanţi la o sesiune să poată vedea documentele/ aplicaţiile deschise pe calculatorul unuia dintre ei;
  • conferinţe video multi-point, numărul participanţilor putând fi extins până la maxim 300 de persoane;
  • chat privat şi public;
  • control de la distanţă al desktop-ului unui alt utilizator, ceea ce creşte eficienţa task-urilor desfăşurate în echipă sau permite rezolvarea mult mai simplă a diferitelor probleme tehnice ale unor clienţi;
  • posibilitatea de a colabora cu persoane din exterior care nu au nevoie de niciun software instalat. MiCollab permite utilizatorilor de mobil sau persoanelor din afară să acceseze o sesiune fără niciun program instalat: aceştia pot folosi un browser web standard pentru a accesa stream-ul audio, a vedea desktop-ul share-uit de iniţiatorul sesiunii şi pot interacţiona ridicând mâna pentru a pune o întrebare sau exprimându-şi opinia cu gesturi precum „thumbs us” şi „thumbs down”;
  • transfer de fişiere;
  • management al documentelor, care pot fi stocate într-un loc public sau privat şi descărcate ulterior de toţi participanţii în cadrul unei sesiuni;
  • realizarea de sondaje pentru a obţine feedback de la participanţi;
  • înregistrarea conferinţelor, orice sesiune putând fi înregistrată şi ulterior distribuită participanţilor;
  • coduri de acces personalizate.

MiContact Center

Dincolo de comunicarea internă, comunicarea externă, mai ales cu clienții, este extrem de importantă pentru companiile din domeniul asigurărilor. În contextul în care un indicator de performanță urmărit cu atenție este gradul de satisfacție al clienților, reclamațiile făcute și modul de comunicare cu aceștia, o soluție profesionistă implementată în acest sens este extrem de necesară.

MiContact Center oferă companiilor o platformă de call center complexă, care integrează multiple forme de comunicare, de la social media şi e-mail, până la soluţiile de chat folosite, astăzi, pe foarte multe platforme de vânzare și nu numai. Cu alte cuvinte, întreaga interacţiune cu clienţii, fie că se desfăşoară telefonic, prin e-mail, prin intermediul Facebook sau prin căsuţa de chat de pe site poate fi gestionată prin intermediul unei singure soluţii.

Mai mult decât atât, un team leader poate realiza, prin intermediul MiContact Center, rapoarte extrem de detaliate privind activitatea echipei, ceea ce îi permite, astfel, un management foarte bun al acesteia. Evaluările devin mult mai relevante și îmbunătățirea constantă a comunicării cu principalii stakeholderi ai companiei vine de la sine.

Deloc de ignorat este și faptul că o soluție de call center profesionistă ajută la alinirea companiei la cerințele impuse de autoritățile de reglementare în domeniu în materie de comunicare eficientă și transparentă cu clienții.

MiContact Center este dezvoltată tot de MITEL şi este disponibilă în România prin Telecom Data Consulting.

Surse: Reuters.com, Shopify.com, Skillcrush.com, Hubspot.com, Telecom Data Consulting

Acest articol este proprietatea Media XPRIMM si este protejat de legea drepturilor de autor.
In lipsa unui acord scris din partea Media XPRIMM, puteti prelua maxim 500 de caractere din acest articol. Este necesara precizarea sursei si inserarea in mod vizibil a linkului articolului (Lucrezi de acasă sau din alt oraş? Iată ce instrumente poţi folosi pentru o colaborare eficientă).

Comenteaza articolul

Nume*
Comentariu*
Pentru a valida comentariul, va rugam introduceti textul din imagine:

Ora de Risc

Brokerii si clientii lor. Cum a fost anul 2017 pentru ei si ce ii asteapta in anul urmator?

Dorel DUTA, Presedinte, UNSICAR
Sergiu COSTACHE - Revista PRIMM Asigurari & Pensii


TOP Stiri 1asig

Revista PRIMM este realizata
cu sprijinul urmatoarelor companii
carora le multumim!